Nieuw tekeningbeheersysteem waarborgt continuïteit bij Oasen

Nieuw tekeningbeheersysteem waarborgt continuïteit bij Oasen

Proces sneller en robuuster dankzij automatische controle


Om een zo hoog mogelijke betrouwbaarheid in zijn bedrijfsvoering te behouden, moest drinkwaterbedrijf Oasen van een verouderd tekeningbeheersysteem overstappen op een modern systeem, toegesneden op de specifieke wensen van de onderneming. Een systeem met als doel, een optimale (geautomatiseerde) samenwerking met haar opdrachtnemers. Hiervoor werd de hulp ingeroepen van NedGraphics (Cadac Group Company). Deze softwareontwikkelaar maakte en implementeerde het gewenste systeem en creëerde samen met Oasen en passant een compleet nieuwe oplossing: NedValidatie. 


Door Rob Sman

Een installatie met membranen voor de zuivering van het drinkwater van Oasen.
Het NedValidatie Portaal van Oasen. 

Oasen, gevestigd in Gouda, is de drinkwaterleverancier in oostelijk Zuid-Holland. Landelijk gezien is het een van de kleinere spelers, maar het levert jaarlijks altijd nog 46 miljard liter water aan de 778 duizend inwoners en 7500 bedrijven in het verzorgingsgebied. Dat betekent dat elke seconde circa 1,4 kubieke meter water wordt afgenomen. Om al dat water te winnen, te zuiveren en te leveren, is een degelijke infrastructuur een eerste vereiste en accurate documentatie van installaties is daarbij onontbeerlijk voor het waarborgen van de continuïteit en het verhelpen van eventuele storingen. Een groot deel van deze documentatie bestaat vanzelfsprekend uit tekeningen, of eigenlijk: tekeningbestanden. De eerdergenoemde accuratesse betreft zowel de juistheid van de documenten als het vermogen de juiste documenten te kunnen vinden.

Het validatieproces van NedValidatie Server.

Hydrolink 
Enkele jaren geleden was Oasen genoodzaakt het door hen gebruikte tekeningbeheersysteem te gaan vervangen. De tot dan toe in gebruik zijnde oplossing bestond uit de combinatie van Hydrolink en Livelink. Hydrolink was een maatwerkoplossing uit 1992, waarvan de maker inmiddels niet meer bestaat. De gegevens uit de onderhoek konden worden benaderd in Livelink, een SharePoint-achtige omgeving.
Toen Roland van der Slagt vijf en een half jaar geleden als technisch documentbeheerder bij Oasen in dienst trad, was de problematiek rond Hydrolink en Livelink al onderkend en werd er gezocht naar een alternatief. Van der Slagt: “Bij mijn aantreden was ik, gelet op mijn ervaring, de aangewezen persoon om een aantal nieuwe systemen te evalueren die Livelink en Hydrolink zouden kunnen vervangen. Geen van deze oplossingen bleek echter te voldoen aan al onze wensen, zodat het project tijdelijk werd stilgelegd, in de hoop dat zich te zijner tijd een meer geschikt alternatief zou aandienen.
Inmiddels  had ik een systeem in Excel ontwikkeld, met bijbehorende routines in AutoCAD. Dit systeem is vervolgens in gebruik gebleven en doorontwikkeld, maar werd daarmee telkens complexer en ook te veel van mij afhankelijk. Dit was voor Oasen aanleiding opnieuw te gaan zoeken naar een oplossing die de continuïteit zou kunnen waarborgen. Onze ICT-afdeling is toen een vooronderzoek gestart en heeft de markt door een daartoe ingehuurde partij laten verkennen. Helaas was er op dat moment nog geen duidelijk pakket van eisen en wensen opgesteld, waardoor we veel te veel pakketten gedemonstreerd kregen en het maken van een keuze lastig bleef.”

Voor het winnen, zuiveren en leveren van water is een degelijke infrastructuur een eerste vereiste.

Wensen
Projectleider John Grootenboer en de toen net in dienst getreden applicatiebeheerder Ireen Schmitz stelden met hun team vroeg in 2017 een aantal duidelijke doelstellingen op voor een nieuw systeem. Heel kort samengevat zijn deze doelstellingen een aantal vereisten die vrijwel algemeen aan een tekeningbeheersysteem gesteld worden, zoals het kunnen beheren van álle tekeningen, het goed kunnen vinden van tekeningen, en het (geautomatiseerd) ondersteunen van de werkprocessen en werkstromen van het bedrijf. Voorbeeld hiervan is het doorsturen van gewijzigde metadata (onderhoek) naar SharePoint Online, en assetdata (P&ID) naar Ultimo, Oasen’s assetmanagementsysteem. Ook moest het mogelijk zijn geautomatiseerde controles op de tekeningen toe te passen, zodat het handhaven van standaarden en afspraken is gewaarborgd. Deze controle is een belangrijk onderdeel bij het valideren van aangeleverde tekeningen. Daarbij was behoefte aan een portaal dat derden, doorgaans opdrachtnemers, de mogelijkheid biedt tekeningen (en andere bij de tekening behorende documenten) in te dienen en op te halen.
Oasen besteedt de meeste tekenwerkzaamheden uit, maar moet wel kunnen beschikken over alle tekeningen, waarbij de nadruk ligt op de ‘as built’-informatie. Deze tekeningen moeten worden aangeleverd in AutoCAD (.dwg)-formaat; als de opdrachtnemer met andere software werkt moet hij de tekening zelf converteren. Terzijde: Roland van der Slagt werkt op de afdeling bij Oasen die uitsluitend de pomp- en zuiveringsinstallaties beheert en niet het leidingnetwerk. Het overgrote deel van de tekeningen bestaat daarom uit elektrische schema’s en P&ID’s, en in mindere mate uit bouwkundige informatie. Autodesk Revit en EPLAN zijn bij opdrachtnemers veel in gebruik. Oasen beschikt zelf over AutoCAD met onder andere de Plant-3D toolset.

Oplossing
Volgens zijn eigen richtlijnen was Oasen verplicht om het project openbaar aan te besteden, gezien de hoogte van de geschatte investeringssom. Diezelfde interne regels eisten dat de aanbieder kernachtig zou omschrijven wat hij aanbiedt en op welke wijze hij de implementatie gaat uitvoeren. NedGraphics heeft deze aanbesteding gewonnen. Als onderdeel van de Cadac Group beschikt NedGraphics over ruime expertise en ervaring op het gebied van de implementatie van tekeningbeheersystemen en de integratie daarvan in de bedrijfsprocessen. Daarbij maakt het bedrijf gebruik van Autodesk Vault en Cadac Organice, een door Cadac zelf ontwikkelde set (automatiserings)uitbreidingen op Vault. “Het inrichten van het tekeningbeheer zien wij inmiddels als een min of meer ‘generieke’ taak. Het bouwen van het portaal is echter voor een deel fine-tuning waarin de gewenste functionaliteit hand in hand gaat met gebruiksvriendelijkheid. Een flinke ontwikkelklus!”, zegt NedGraphics’s sales manager Dirk van Loenen. “Voor onszelf kwam daar nog de uitdaging bij de oplossing generiek te maken en zodanig te ontwikkelen dat zij configureerbaar is en bij andere organisaties toepasbaar. Met de ontwikkeling van het portaal met en voor Oasen hebben we namelijk een nieuwe oplossing aan ons portfolio toegevoegd: NedValidatie.”

Oasen levert jaarlijks 46 miljard liter water aan 778 duizend inwoners en 7500 bedrijven.

NedValidatie
NedValidatie van NedGraphics bestaat uit een combinatie van een tekeningenvalidatieoplossing en het ontwikkelde portaal. Wanneer een opdrachtgever (zoals Oasen) een opdracht verstrekt aan een opdrachtnemer, maakt deze eerst binnen het portaal een project aan en uploadt hij vervolgens de eventueel benodigde tekeningen en documenten in een zip-bestand. Deze en alle volgende acties worden in de database verwerkt. De opdrachtnemer ontvangt automatisch een notificatie per e-mail, zodat hij het zip-bestand kan downloaden en de tekeningen kan bewerken. Wanneer hij via het portaal de bestanden terug uploadt, wordt automatisch het validatieproces gestart. Dit validatieproces, waarvan de criteria kunnen worden geconfigureerd conform de gebruikte tekenstandaard, betreft uitsluitend de controle op de aanwezigheid en inhoud van bepaalde (meta-)data en formattering daarvan. Hiermee wordt grote tijdsbesparing geboekt in vergelijking tot handmatige controle, wat bovendien een saaie taak is. Daarnaast kan het aantal fouten bij deze stap tot nul worden teruggebracht.
Wanneer het resultaat van de validatie negatief is, ontvangt opdrachtnemer weer een e-mail en zal hij de tekeningen moeten aanpassen en opnieuw indienen. Bij een positieve validatie meldt de opdrachtnemer in het portaal dat de opdracht is afgerond en ontvangt de projectbeheerder aan de zijde van de opdrachtgever een e-mail dat de tekeningen klaar staan voor visuele controle. Hierbij wordt gekeken of de tekeningen inderdaad volgens opdracht zijn bewerkt en hoe dat is uitgevoerd. In het geval van Oasen ligt hierbij de nadruk op de controle of de tekening overeenstemt met de werkelijkheid. Deze taak kan onmogelijk worden geautomatiseerd. Ook deze tweede fase van het valideren kan positief of negatief uitvallen. Bij een negatieve beoordeling vindt een herhaling van de hierboven beschreven stappen plaats en bij een positieve beoordeling meldt de projectbeheerder op het portaal dat het project is afgerond. Tot slot worden dan de tekeningen gearchiveerd en kan het project worden gesloten.

Rollenspel
De capaciteit van het inmiddels geïmplementeerde systeem, waarvan Oasen zelf de servers beheert, voldoet ruimschoots. Applicatiebeheerder Ireen Schmitz herinnert zich de testperiode: “We wilden geen beroep doen op de kostbare tijd van opdrachtnemers om met ons een pilot uit te voeren. We hebben in plaats daarvan een intern rollenspel uitgevoerd. Hoewel er circa duizend tekeningen uitstaan bij de opdrachtnemers, hebben we in de testfase tot wel achtduizend tekeningen, verdeeld over drie projecten, tegelijkertijd aan het validatieproces aangeboden. Na een paar kleine aanloopprobleempjes te hebben opgelost, blijkt het systeem ook in staat dergelijke hoeveelheden te kunnen verwerken. Dat kost weliswaar een paar dagen, maar dat is zeer snel in vergelijking met een handmatige controle.”
Oasen laat zijn opdrachtnemers redelijk vrij bij de opbouw van de tekeningen. Uiteraard is er wel een set aan voorschriften en eisen waaraan de tekening moet voldoen, maar niet tot op het laagste niveau. Er zijn geen dwingende voorschriften voor het gebruik van bijvoorbeeld bematingsstijlen, layers en kleurgebruik. Typisch die kenmerken die kunnen worden gecontroleerd en eventueel gecorrigeerd met de in AutoCAD ingebouwde ‘standards checker’. Oasen gaat uit van een logische benadering; zo zal vrijwel altijd in een elektrisch schema wel een layer ‘hoogspanning’ bestaan. NedValidatie kán overigens wel dergelijke eigenschappen controleren, zowel bedrijfsspecifiek als voor een algemene standaard als de NLCS.

Correct en consistent
Op het moment dat de ontwikkeling van het portaal van start ging, werd Autodesk Vault alvast in gebruik genomen. Van der Slagt heeft in de loop van zo’n anderhalf jaar alle 31 duizend tekeningen opgeschoond, gecorrigeerd en in Autodesk Vault ondergebracht. “Het bleek dat er in veel tekeningen toch nog onjuiste gegevens of hiaten zaten. Nu zijn alle tekeningen correct en consistent. Autodesk Vault heeft me overigens al heel wat werk bespaard: een aanpassing van gegevens in een groep van zeventienhonderd tekeningen zou me vroeger dagen gekost hebben, nu deed ik dat in twee uur.”
Projectleider Grootenboer vult zijn collega aan en onderschrijft in eerste instantie de uitspraak van Van Loenen, die in de loop van het gesprek de samenwerking tussen Oasen en NedGraphics omschreef als ‘intensief en uitdagend’. “Recent is de definitieve versie van het portaal opgeleverd en in totaal heeft het traject daarmee twee jaar geduurd. Dat was langer dan voorzien, maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat wij zelf ook een aandeel hadden in die uitlooptijd; voortschrijdend inzicht en bijstelling van eisen en wensen hebben natuurlijk consequenties. Het resultaat mag er echter zijn; de opdrachtnemers ervaren het gebruik als eenvoudig en vanzelfsprekend en voor ons biedt het portaal functionaliteit voor het beheer en zijn Autodesk Vault en andere tools naar de achtergrond verdwenen. Daarmee hebben we samen met NedGraphics precies bereikt wat we voor ogen hadden, een gebruiksvriendelijk en bovenal robuust systeem waarvan het gebruik de continuïteit van onze werkzaamheden waarborgt.”

Website Oasen

Website NedGraphics

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Scroll naar top