Integraal en efficiënt signalen afhandelen

4 september 2018

ArcGIS-werkwijze opgenomen in VNG Pilotstarter

Gemeenten krijgen vanuit allerlei hoeken meldingen binnen. Van inwoners, maar ook van het eigen personeel. Signalen vanuit het zaaksysteem, terugmeldingen over basisregistraties, ‘bouw gereed’-meldingen, bestekmeldingen, berichten via interne e-mails en via Twitter. Het kan lastig zijn om het overzicht te bewaren.

Door Remco Takken

VNG kondigt aan dat de Signaalafhandeling van de gemeente Wageningen is opgenomen in de VNG Pilotstarter.

 

Door alle binnenkomende klachten, meldingen en andere signalen te integreren op een kaart ontstaat beter inzicht in de status van het beheergebied. Door signalen en afhandeling ook nog eens op één plek te registreren, ontstaat direct inzicht in de voortgang en doorlooptijden. 

Wageningen
De gemeente Wageningen ontwikkelde zelf een platform voor het doen van meldingen in de openbare ruimte. In hun zoektocht naar een nieuw systeem om meldingen openbare ruimte in te registreren en te beheren, bleek de oplossing dichter bij huis dan aanvankelijk gedacht. Uiteindelijk is er op basis van de functionele behoeften een geodatamodel opgesteld dat weergegeven wordt in een aantal apps, bedoeld voor de melders, behandelaren en teammanagers. Een belangrijke wens was dat de gemeente Wageningen een mobiele app wilde laten maken die verkrijgbaar is in de gebruikelijke app-stores. Het primaire doel was het realiseren van een gebruiksvriendelijke applicatie die het melden van zaken in de openbare ruimte waar de gemeente iets mee moet doen eenvoudiger maakt, zowel voor de indiener als voor de behandelaar. Een tweede doel was het verkrijgen van managementinformatie over de ingediende en afgehandelde meldingen, waarmee ook de Raad en B&W goed geïnformeerd kunnen worden. Dit heeft geresulteerd in een signaalafhandeling-systeem op basis van ArcGIS.

Pilotstarter
Dit gemeentelijke praktijkvoorbeeld van integraal beheer van meldingen in Wageningen, door GIS-leverancier Esri Nederland kortweg ‘signaalafhandeling’ genoemd, is onlangs opgenomen in de Pilotstarter van de VNG. Vanaf nu kunnen belangstellenden en betrokkenen de ontwikkelingen volgen. Ook kunnen ze zelf deelnemer worden. De Pilotstarter is een initiatief in het kader van de Digitale Agenda 2020. In de Digitale Agenda 2020 zijn de ambities van gemeenten vastgelegd. De agenda staat in het teken van ‘de kracht van informatie en de kracht van het collectief; samen doen wat samen kan’. Voor het leveren van de gewenste dienstverlening moeten gemeenten hun informatiehuishouding op orde hebben. Om hierop in te spelen zet VNG in op een collectieve aanpak. Er is veel aandacht voor nauwe samenwerking tussen de verschillende overheden op digitaal gebied, maar ook voor standaardisatie en innovatie. Het podium van de Pilotstarter is een middel om het innovatief vermogen van gemeenten en het innovatief klimaat te stimuleren. Experts van VNG faciliteren daarvoor verschillende processen. Door onderzoek en discussie proberen de experts vragen helder te krijgen, samenwerking te bevorderen en te verkennen welke oplossingen breder ingezet kunnen worden (‘opschalen’).

Signaalafhandeling in Hellevoetsluis.

Irado
Tijdens een Inspiratiesessie Signaalafhandeling bij Esri Nederland kwamen ook andere actuele praktijkvoorbeelden aan bod. Irado verzorgt de huishoudelijke afvalinzameling voor de gemeenten Capelle aan den IJssel, Schiedam, Rozenburg en Vlaardingen (73.000 huishoudens). Daarnaast onderhoudt deze organisatie in Schiedam de openbare ruimte. Irado is ontstaan uit verschillende gemeentelijke reinigingsdiensten en heeft zodoende jarenlange ervaring in dienstverlening aan lokale overheden. Met een aantal van de genoemde gemeenten is de samenwerking naar een hoger plan getild. Zo houdt Irado zich onder meer bezig met verbetering van de kosteneffectiviteit en kostendekkendheid van de dienstverlening, verbetering van de service aan de inwoners en verbetering van de milieuresultaten. De meldingen-app op basis van de Esri-app Survey123, op basis van ArcGIS Online en Collector for ArcGIS, past natuurlijk goed in dat plaatje.

Avri
Het gemeentelijk samenwerkingsverband Avri verzorgt voor tien gemeenten in de regio Rivierenland de inzameling en verwerking van huishoudelijk afval en grondstoffen, en ontwikkelt het gemeentelijk afvalstoffenbeleid. In opdracht van de gemeenten Buren, Neerijnen, Neder-Betuwe en Tiel beheert Avri de openbare ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het onderhouden van het groen, de wegen, de riolering en begraafplaatsen. Eind december vorig jaar verscheen er een belangrijke update voor de reeds langer bestaande Avri-app. In de nieuwe versie is onder andere een knop toegevoegd aan het startscherm waarmee burgers gemakkelijk een melding kunnen maken over bijvoorbeeld afval, handhaving en het beheer van de openbare ruimte. 

“Een verademing vergeleken met 2015”, zo noemde een woordvoerder van Avri tijdens de Inspiratiesessie de nieuwe signaalafhandeling-app die gratis beschikbaar is voor Android en Apple. Natuurlijk hadden de betrokken gemeenteraden enkele wensen en eisen: anoniem melden moest mogelijk worden, de app moest locatie-gevoelig zijn, er moest ruimte in zitten voor een omschrijving van de melding en de vraag ‘wil de burger op de hoogte blijven ja/nee?’. Raadsleden stelden echter iets anders voorop: “Het moet in ieder geval een mobiele app zijn!” Het is van belang dat inwoners ook op de hoogte zijn van dergelijke veranderingen. Daarom was er veel aandacht voor communicatie. Zo is er een grote advertentie in de huis-aan-huisbladen geplaatst en stond er een groot artikel in de Avri-nieuwsbrief Afval&zo. Ook via de website en Twitter werden inwoners geïnformeerd. De Avri-app voor burgers, die inmiddels 65.000 keer is gedownload, bevat een link naar het meldformulier. 

Interessante geodata
Integrale verwerking en afhandeling van meldingen en andere signalen leveren interessante datasets op die geo-afdelingen (intern) beschikbaar kunnen stellen aan belanghebbenden. Immers, alle signalen zijn gerelateerd aan een locatie. Door handig om te gaan met de binnenkomende meldingen ontstaat er bijvoorbeeld actuele informatie over de stand van onderhoud van buurten en wijken. In combinatie met andere wijkgegevens kan dat een verrassend beeld opleveren. Ook kunnen werkorders worden gestroomlijnd en ontstaat er inzicht in het type onderhoud waar behoefte aan is. De Pilotstarter van VNG kan helpen het bewustzijn rondom signaalafhandeling te verhogen. 

Comments are closed.