Informatiestrategie Waterschap Rijn en IJssel toegelicht

Informatiestrategie Waterschap Rijn en IJssel toegelicht

Digitale transformatie zorgt voor nieuwe verbindingen

Net als bij veel andere organisaties staat ook bij de waterschappen de digitale transformatie hoog op de agenda. Bij Waterschap Rijn en IJssel heeft de digitale transformatie met de vaststelling van de informatiestrategie begin 2018 een stevige plek op de agenda gekregen. Samen met het bestuur is in de informatiestrategie benoemd op welke thema’s de digitale transformatie het waterschapswerk raakt. De overkoepelende ambitie: een datagedreven, slagvaardige en doelgroepgerichte organisatie.

Door Judith Janssen en Bart Geerdink

Een datagedreven, slagvaardige en doelgroepgerichte organisatie betekent het organiseren van de gewenste ontwikkelingen, het leren benutten van de digitale mogelijkheden en het experimenteren met nieuwe werkvormen en technologie. De technologie stelt ons in staat snel in te spelen op ontwikkelingen of vragen. Het gebruik van tools als MS Power BI en het ArcGIS Enterprise portal speelt daarbij een belangrijke rol. Een voorbeeld daarvan is het dashboard weer en water, zie afbeelding 1, waarmee we in 2018 en 2019 snel actuele informatie over de droogte konden delen, zowel met de externe als interne organisatie.
Maar hoe organiseren we nu de digitale transformatie? De centrale gedachte is dat een samenspel nodig is van mensen met domeinkennis, IT-kennis en nieuwe competenties als data-analyse. Dit samenspel proberen we in te richten van werkvloer tot directieniveau, en dat leidt tot waardevolle inzichten.

Afbeelding 1: Het dashboard weer en water.

Kerntaken
Twee uitgangspunten staan centraal bij de digitale transformatie. De eerste is ‘Business en ICT samen in the lead’ en de tweede is het sturen op samenhang. Om met de eerste te beginnen: de digitale transformatie moet uiteindelijk ten dienste staan van onze kerntaken. Tegelijkertijd is actieve sturing op, en inbreng van, digitale kansen nodig, om samen te gaan zien hoe de kerntaken veranderen door de digitale transformatie. Dit vraagt een nauwe samenwerking tussen domeindeskundigen (‘de business’) en ICT’ers om het ‘wat’ en ‘hoe’ bij elkaar te brengen. Elk heeft zijn eigen kennis en meerwaarde. We willen daarbij ook van elkaar leren: de mensen zijn de belangrijkste ‘resource’ van het waterschap, en zij zullen innovaties en nieuwe werkwijzen uiteindelijk in de praktijk gaan brengen.
Het sturen op samenhang is belangrijk omdat we ondanks de belangen en behoeften van de verschillende domeinen uiteindelijk één organisatie zijn. Programma’s moeten van elkaar kunnen leren en het is wenselijk om vergelijkbare vragen samen op te pakken. In de informatievoorziening is het de bedoeling om dingen organisatiebreed op elkaar af te stemmen (geen eiland-digitalisering), om zo flexibiliteit, veiligheid en beheersbaarheid te borgen.

Afbeelding 2: Plaats van de twee teams van het CI-Office in de organisatie.

Samen aan het stuur
Het waterschap kent een hybride sturing, via de lijn en via de programma’s waterveiligheid, watersysteem, waterketen en bedrijfsvoering. In 2019 is een ‘CI-Office’ ingericht. Dat zorgt ervoor dat de digitale transformatie via de programma’s tot uitvoering komt. Het CI-Office is geen functionaris, zoals de CIO, maar bestaat uit twee teams, zie afbeelding 2. In het strategisch team zitten afgevaardigden vanuit directie en management ondersteund door enkele beleidsadviseurs; het tactisch team bestaat uit ‘programmeurs’ (die de projectportefeuille in de programma’s beheren), vertegenwoordigers vanuit ICT, een hydroloog, assetmanager en trekker van i-adapt (de organisatieverandering). Samen spotten zij ontwikkelingen, initiëren veranderingen, toetsen deze op waarde en haalbaarheid en brengen dit eventueel in op de bestuurlijke agenda en in de programmastuurplannen. In het gezamenlijke i-projectenportfolio wordt gestuurd op de samenhang in de ontwikkeling van de informatievoorziening.

De afgelopen periode hebben we gemerkt dat het eeuwenoude adagium ‘onbekend maakt onbemind’ zeker ook voor de digitale transformatie geldt. Vanuit de domeinen is digitale transformatie geen vanzelfsprekendheid, evenmin als het besef wat de opgave is of wat de toegevoegde waarde kan zijn. Door van elkaar, en van anderen van buiten het waterschap, zie afbeelding 3, te horen hoe er gewerkt wordt aan digitale transformatie, groeit het gedeelde beeld van de opgave. Daarnaast geldt ook; geen sturing zonder inzicht. Veel digitalisering en toepassing van nieuwe technologie gebeurt ‘in de lijn’, waarmee heel gewenste ontwikkelingen soms onder de radar blijven en niet meegewogen worden in de organisatiebrede prioritering – en in de waan van de dag lastig tot afronding komen. Door ze expliciet te maken en in de programma’s te benoemen, wordt duidelijk wat de digitale transformatie van de organisatie en haar mensen vraagt. Daarmee kan ook de relatie met het strategisch personeelsplan gelegd worden.

Samen aan de slag
Het besef dat onze mensen centraal staan in de digitale transformatie − als het gaat om initiatieven, competenties en verandering − heeft geleid tot activiteiten en bijeenkomsten onder de noemer ‘i-adapt’. We richten ons daarmee op bewustwording rond cyber security, inspiratie op het vlak van data science, we organiseren een geodag, maar werken ook bijvoorbeeld aan ‘beter van elkaar weten wat er speelt’ door de ICT-meeloopweken, waarin alle ICT-collega’s een halve dag meelopen met anderen in de organisatie. Tegelijkertijd: niets werkt beter dan ‘doen’ als het gaat om het ervaren van technologische mogelijkheden. Door te doen raken mensen gemotiveerd en groeit het besef van wat digitale transformatie kan betekenen. Voor de zomer zijn we daarom gestart met ons digilab DOKwerk. Om slagvaardiger te worden in de digitale transformatie werken we daarin in multidisciplinaire teams op een agile manier aan concrete vraagstukken uit de business.

Afbeelding 3: Het CI-Office luistert welke stappen de gemeente Zwolle maakt op het gebied van slimmer werken. Foto: Laure Visser

Het ArcGIS Enterprise portal is tot nu toe een belangrijke basis gebleken om met bestaande infrastructuur en software toegevoegde waarde voor de processen te leveren. Er is onder andere gewerkt aan inzicht uit asset-informatie uit verschillende informatiesystemen en aan het gebruik van locatie-intelligentie bij de verwerking van onderhoudsmeldingen van burgers, zie afbeelding 4. In DOKwerk zien we dat product owners geregeld ervaren dat er technisch veel meer (of veel sneller) kan dan ze dachten. Ook zien we dat we collega’s in huis hebben die digitaal veel meer kunnen dan ze normaal in hun werk doen, simpelweg omdat er in hun dagelijks werk nauwelijks naar

gevraagd wordt, of er geen tijd voor is. Het vrijmaken van tijd vraagt − en kreeg − commitment vanuit het management, en is één van de belangrijkste randvoorwaarden om ‘nieuwe dingen’ naast de bestaande te kunnen doen. Tot slot is er een aantal datascience-projecten gestart. Daarin verkennen we bijvoorbeeld hoe het mogelijk is om uit grote hoeveelheden meetdata significante veranderingen in macrofauna op te merken. Al doende leren we wat er kan, wat ervoor nodig is (goede data!) en werken we aan inspiratie voor nieuwe toepassingen. De expertise en competenties die nodig zijn om met data science aan de slag te gaan, krijgen een structurele plek in de organisatie met het aannemen van − tot nu toe twee − ‘digitale kickstarters’. Zij zijn met hun expertise een cruciale schakel in het bekende drieluik ICT-expertise/domeinexpertise/datascience-kennis.

Tot slot
Technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat we op andere manieren gaan werken, communiceren en samenwerken. Om de plekken te vinden waar de meerwaarde van nieuwe manieren van werken het grootst is, is het belangrijk van elkaar te weten wat er speelt. Wat kan er met digitale technologie? Maar ook; waarmee worstelt de business? Waar gaat tijd en geld naartoe? Het raamwerk om dit spel nog beter te spelen, staat. Maar net als de spreekwoordelijke cultuuromslag, is ook de digitale transformatie niet even op een vrijdagmiddag in te plannen. De digitale transformatie maakt het nodig nieuwe verbindingen te leggen. Tussen techniek en mensen, maar ook tussen programma’s en deskundigen onderling, en tussen organisatiedoelen en slimme toepassingen van technologie. Een letterlijke transformatie van de manier van werken komt zo tot stand.

Afbeelding 4: Demo van de DOKwerk-onderhoudsmeldingen in onze halfjaarlijkse ‘Waterproat’-bijeenkomst voor collega’s. Foto: Laure Visser

Judith Janssen is senior beleidsadviseur ICT bij Waterschap Rijn en IJssel, Bart Geerdink is adviseur Informatiemanagement bij KokxDeVoogd en extern kwartiermaker van het CI-Office van Waterschap Rijn en IJssel. Voor meer informatie, zie:

Website Waterschap Rijn en IJssel

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Scroll naar top