Een 5-stappenplan voor het digitaliseren van bedrijfsprocessen

Een 5-stappenplan voor het digitaliseren van bedrijfsprocessen

Handleiding voor bouw en GWW/infra


Binnen de bouw- en GWW/infrabranche willen steeds meer aannemers hun bedrijf verder digitaliseren. Soms gedwongen door een eis van een opdrachtgever, soms omdat de medewerkers de noodzaak van digitalisering kenbaar maken aan de directie of omdat de directie zelf meer grip wil hebben op de bedrijfsprocessen. Ook de veranderende contractvormen zoals UAV-GC-contracten stellen hogere eisen op het gebied van digitalisering.

Door de redactie

Om bedrijfsprocessen te kunnen digitaliseren, is het belangrijk dat eerst alle processen in hoofdlijnen in kaart zijn gebracht, van idee en ontwerp tot uitvoering.

Er wordt steeds meer gesproken over ketensamenwerking en in bepaalde sectoren wordt dit zelfs als eis gesteld door de opdrachtgever. In de ondergrondse infra moeten de aannemers bijvoorbeeld voor solo- en combi-opdrachten verplicht aansluiten op het digitale samenwerkingsplatform (DSP). Indien ze hier niet aan kunnen voldoen, dan is het mogelijk dat ze worden uitgesloten van bepaalde contracten. Maar aansluiten op een DSP heeft pas echt nut als dit gekoppeld is aan goede ERP-software. De vraag die daarbij dan vaak naar boven komt is: ben ik wel klaar om mijn GWW- of infrabedrijf volledig te digitaliseren? Digitaliseren is makkelijker gezegd dan gedaan. Het is niet in een dag geregeld en een digitale transitie heeft impact op de organisatie. Bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen moet een organisatie namelijk verschillende stappen doorlopen. Maar waar te beginnen? Lees in dit artikel over de verschillende stappen van het digitalisatieproces. Van het bepalen van het doel tot het kiezen van een geschikte partner en het implementeren van de software.

Stap 1: Doel bepalen
Bepaal eerst wat u wilt bereiken met digitalisering. Wilt u faalkosten reduceren of wilt u stappen zetten op het gebied van klanttevredenheid? Kijk daarnaast waar de grootste pijnpunten zitten binnen uw organisatie. Ongeacht wat uw doel is, bedenk van tevoren wat u moet doen om uw doel te realiseren, hoeveel tijd u beschikbaar wilt stellen van uzelf en uw medewerkers en welk budget u hiervoor beschikbaar heeft. Maak deze zaken concreet. Dit helpt u vooraf en tijdens het implementatieproces van een nieuw ERP-systeem. Het is belangrijk dat u voor ogen houdt, waar u dit eigenlijk voor doet.

Stap 2: Goede voorbereiding
Als het duidelijk is welk doel u wilt bereiken met digitalisering en welke pijnpunten er zijn binnen uw organisatie, kunt u verder gaan met de voorbereiding. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit geldt ook voor het implementeren van nieuwe ERP-software. Er zijn verschillende voorbereidingen die u moet treffen, voordat u de samenwerking met een softwarepartner aangaat. Creëer ten eerste draagvlak binnen uw organisatie. Zorg ervoor dat uw medewerkers begrijpen waarom u deze keuze maakt. Communiceer tijdens het proces over de voortgang van het traject en ook over de keuzes die worden gemaakt. Zo houdt u al uw medewerkers op de hoogte en tevreden.
Kies een team met de juiste mensen voor het implementatietraject. Dit moeten mensen zijn die over de muur heen kunnen kijken van hun eigen proces. Maak daarnaast voldoende capaciteit vrij. Het implementeren van nieuwe software kost tijd, zorg er dus voor dat de betrokken personen genoeg tijd krijgen. En tot slot, krijg inzicht in uw bedrijfsprocessen. Welke stappen doorloopt u allemaal? Om uw bedrijfsprocessen te kunnen digitaliseren, is het belangrijk dat u alle processen in hoofdlijnen in kaart brengt.

Neem de tijd om medewerkers te trainen, zodat ze zich de nieuwe software volledig eigen kunnen maken.

Stap 3: Selecteer een softwarepartner
Het vinden van de juiste softwarepartner kan een uitdaging zijn. Maar als u uw partner met zorg uitkiest, is er een grotere slagingskans. Bij het kiezen van een softwarepartner is het verstandig om te luisteren naar ervaringen van andere bedrijven. Lees klantverhalen en vraag bedrijven hoe zij de software en het implementatietraject hebben ervaren.
Let bij het kiezen van een softwarepartner ook op andere factoren die u belangrijk vindt. Wilt u algemene software of branche-specifieke software? Bij branche-specifieke software kunt u ervan uitgaan dat de softwarepartner bekend is met de bedrijfsprocessen in de bouw- en GWW/infrabranche.
Een andere vraag die u zichzelf kunt stellen, is: wilt u een softwarepartner die meegaat naar de cloud? Kies voor een partner die niet alleen vandaag een oplossing heeft, maar die u over vijf jaar ook nog kan helpen. Om hierachter te komen kunt u vragen naar de roadmap van het bedrijf. Tot slot is het handig om te kiezen voor een softwarepartner die u kennis bij kan brengen. Bijvoorbeeld door middel van trainingen, sessies en e-learning. Dit is belangrijk om uw medewerkers goed op te leiden.

Stap 4: Implementeren en trainen
Als u alle voorbereidingen heeft gedaan én een geschikte softwarepartner heeft gevonden, begint het implementatietraject. Tijdens het implementatietraject is het verstandig om rekening te houden met een aantal zaken: blijf realistisch, denk aan verandermanagement en neem op tijd beslissingen. Houd bovendien het implementatietraject behapbaar. Dat betekent niet alles in één keer willen doen. Zaken die in het implementatietraject niet aan de orde komen, kunnen altijd later worden opgepakt.
Houd er rekening mee dat het aanpassen voor sommige medewerkers moeilijk is. Het kost tijd voor mensen om de nieuwe software eigen te maken. Tijdens het implementatietraject moeten regelmatig keuzes gemaakt worden; bijvoorbeeld over de inrichting of inhoudelijk over het proces. Ondersteun het implementatieteam of zorg ervoor dat ze snel bij het management uitkomen voor het nemen van een beslissing.

Stap 5: Blijf optimaliseren en ontwikkelen
Gefeliciteerd! Het implementatietraject zit erop en de software is volledig geïmplementeerd. Veel bedrijven denken dat ze klaar zijn na de implementatie van de software. Niets is minder waar. Ook na het implementeren van software is het belangrijk om te blijven optimaliseren en ontwikkelen.
Het is belangrijk om betrokken te blijven bij het gebruik van de software. Kennis zakt namelijk weg en mensen vergeten dingen. Zet een team op dat zich richt op het juiste gebruik van de software. Denk daarnaast na over een goed inwerktraject voor nieuwe collega’s. Het is heel belangrijk dat nieuwe collega’s ook goed kennis maken met de software. Zij kregen de implementatie niet mee dus moeten alles nog leren.
Na het implementatietraject bent u niet voor de komende tien jaar klaar. Jaren na de implementatie blijft u bezig met het optimaliseren en het zetten van nieuwe stappen. Zorg ervoor dat u na het implementatietraject ontwikkelingen en updates blijft doorvoeren. En spreek deze verwachting uit naar uw medewerkers, zodat zij hier ook rekening mee kunnen houden en ook begrijpen waarom dit nodig is.

Conclusie
Als u al de bovengenoemde stappen juist uitvoert, heeft u voor de komende tientallen jaren veel profijt van een goede samenwerking en goedwerkende software. Dit zal ervoor zorgen dat u meer grip en controle heeft over uw bouw- en GWW/infraprojecten en minder faalkosten. Digitalisering is een investering die zich uiteindelijk terugbetaald.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met softwareleverancier 4PS, ontwikkelaar van ondersteuningssoftware voor de bouw 4PS Construct. 

Website 4PS Construct

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Scroll naar top