Breda laat inspecteurs weer inspecteren

8 augustus 2019

Bestekchecker vermindert administratieve druk

De gemeente Breda voert nog maar weinig onderhoudstaken in de openbare ruimte zelf uit en ze besteedt deze werkzaamheden dan ook uit aan diverse marktpartijen. Medewerkers van de gemeente controleren vervolgens of de aannemers de opdrachten conform de afspraken hebben uitgevoerd. Dat was in het verleden een taak die veel administratieve rompslomp met zich meebracht, maar dankzij een samenwerking met Merkator is daar nu een eind aan gekomen. 

Door Lambert-Jan Koops

Met behulp van Bestekchecker kan een inspecteur de status van een stoep snel beoordelen en zijn oordeel onderbouwen door foto´s toe te voegen in het systeem.

Rob Goris is procescoördinator bij de gemeente Breda en legt uit hoe deze gemeente de taak als toezichthouder invult. “Bijna al het werk wordt uitbesteed, maar daarvan willen we als toezichthouder wel de kwaliteit waarborgen. Dat kan door zo veel mogelijk van het werk te inspecteren, maar dat viel in het verleden nog niet mee. Onze inspecteurs zaten zo’n beetje de helft van de tijd op kantoor de administratie bij te werken, in plaats van dat ze aan het inspecteren waren. Het uitgangspunt bij het zoeken naar een software-oplossing voor deze afdeling was dan ook dat deze de administratieve werkzaamheden sterk zou verminderen.” In eerste instantie experimenteerden Goris en zijn collega’s met een aantal interne oplossingen, maar die pogingen brachten niet het gewenste resultaat. “Toen het duidelijk werd dat we er niet een, twee, drie uitkwamen, hebben we het over een andere boeg gegooid en zijn we aan een geheel nieuwe oplossing gaan denken”, legt Goris uit. “We zijn daarbij uitgegaan van twee basisbronnen: ons beheersysteem met alle geo-informatie en de bestekken waarin alle afspraken met de aannemers zijn vastgelegd. De informatie uit die twee bronnen moest op een dusdanige manier worden gecombineerd dat onze inspecteurs ter plaatse alle rapportages zouden kunnen doen. Dus geen knip- en plakwerk met Excellijsten meer achter het bureau, maar rapporten en termijnstaten genereren met één druk op de knop.”

Langs de velden
Voor het ontwikkelen van de software die aan de gebruikerseisen voldeed, werd het in Zaltbommel gevestigde Merkator ingeschakeld. Zij ontwikkelden vervolgens Bestekchecker, een app voor telefoons waarmee de inspecteurs een rondje langs de velden kunnen maken en bij elke plek kunnen aangeven wat de kwaliteit van het onderhoud is. Dat werkt heel goed, zo vertelt Goris, die ziet dat de medewerkers van de gemeente Breda vanuit huis al vaak een deel van hun inspecties hebben uitgevoerd voordat ze überhaupt op kantoor komen. Bovendien maken niet alleen de collega´s van de gemeente Breda gebruik van Bestekchecker. “Aannemers maken gebruik van hetzelfde systeem en dat scheelt weer enorm bij de financiële afwikkeling van het werk. Een factuur die binnenkomt kan veel sneller worden geaccordeerd, omdat van tevoren al door beide partijen is vastgelegd welke werkzaamheden voor welk bedrag zullen worden uitgevoerd. Ook daar winnen we dus heel veel tijd mee. Verder is het zo dat de app heel veel discussie voorkomt tussen ons en de aannemer. Een inspecteur kan bijvoorbeeld een oordeel snel en makkelijk onderbouwen door foto´s toe te voegen in het systeem, waardoor meteen duidelijk is wat hij bedoelt en een aannemer eventueel meteen kan reageren. Die snelheid van communiceren is heel prettig, want in het verleden gingen er soms wel enkele weken overheen en in het geval van bijvoorbeeld een maaibestek was het dan te laat om nog te evalueren of de afkeur terecht was of niet. Nu is alles in één keer duidelijk.”

Recreatief gras in de gemeente Breda: dankzij de foto is direct duidelijk waarom het kwaliteitsniveau C gerechtvaardigd is. 

Raambestekken
De gemeente Breda werkt nu een jaar met Bestekchecker. Omdat het gebruik van de software goed bevalt, bekijken Goris en zijn collega’s de mogelijkheid om de app ook voor andere bestekken in te richten. “We gebruiken Bestekchecker inmiddels ook voor raambestekken. Daarbij gaat het om meldingen van burgers over de openbare ruimte die bij de gemeente binnenkomen en waarvan we enkele duizenden per jaar moeten verwerken. Daarbij is het onze taak om elke melding te controleren, of dat nu gaat om een losliggende stoeptegel of een niet-onderhouden perk. Het lastige is daarbij echter dat niet voor elk gebied dezelfde kwaliteitseisen gelden; in het centrum van de stad zijn de eisen bijvoorbeeld veel strenger dan in de buitenwijken. De inspecteurs moesten in het verleden telkens handmatig opzoeken wat de eisen waren voor een specifieke melding op een specifieke plek, maar met Bestekchecker is dat direct in te zien. Bovendien biedt de software de mogelijkheid voor de inspecteur om de aanpak van een gemeld probleem uit te breiden, bijvoorbeeld als de melding een losse stoeptegel betreft, maar het oordeel is dat eigenlijk de hele stoep moet worden aangepakt.”
Met het oog op de toekomst is het misschien ook een idee om meldingen binnen raambestekken rechtstreeks door te zetten naar de aannemers van de gemeente Breda, maar Goris twijfelt of dat zal lukken. “Momenteel zitten we er ook zelf nog tussen omdat we het duidelijk willen houden voor de aannemer, maar dat is niet de enige reden. Er spelen politieke overwegingen mee bij de opzet van dergelijke procedures, terwijl privacy ook een factor is om rekening mee te houden. Zelf denk ik overigens wel dat het handig zou zijn als er een rechtstreekse koppeling voor de aannemer komt, maar het is niet het allerbelangrijkst. Het is vooral goed dat we onze grootste zorg hebben kunnen aanpakken en de aannemer kunnen aansturen en controleren.”

De overzichtskaart laat zien waar er gecontroleerd moet worden op onkruid op verharding.

Diverse toepassingen
De gemeente Breda is de grote aanjager geweest van de ontwikkeling van Bestekchecker en ook de eerste grote gebruiker. Inmiddels hebben echter ook andere gemeenten in Nederland de software in gebruik, waarbij elke gemeente de app op een andere manier inzet. Zo voert gemeente De Wolden de bomeninspectie uit met Bestekchecker, gebruikt Achtkarspelen de software voor maaionderhoud en wordt de app in Oss zelfs gebruikt om hangplekken van jongeren te beoordelen en in kaart te brengen.

Goris is bekend met al deze uiteenlopende toepassingen maar wil niet te snel te veel doen. “Verschillende afdelingen van de gemeente Breda hebben al eens geïnformeerd wanneer zij aan de beurt zijn om Bestekchecker te gebruiken, maar we willen het goed onder controle houden en de procedures die we nu hebben opgestart helemaal uittesten voor we een volgende stap nemen. Wanneer we tevreden zijn over de manier waarop Bestekchecker werkt, zullen we echter zeker de software ook inzetten op andere afdelingen.”

Comments are closed.